Zasady przetwarzania danych osobowych przez firmę Ecomail
wydane przez ECOMAIL.CZ, sp. z o.o., KRS: 027 62 943, z siedzibą przy ul. Na Zderaze 1275/15, 120 00 Praga 2, reprezentowaną przez Ing. Jakuba Stupkę, dyrektora, wpisaną do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, sekcja C, arkusz 223183 (dalej zwana “Ecomail” lub “administrator”)
do świadczenia usług aplikacji Ecomail dostępnej na https://www.ecomail.app/.
Celem tego dokumentu jest zapoznanie Państwa ze wszystkimi informacjami dotyczącymi przetwarzania Państwa danych osobowych. Zalecamy przeczytanie tych zasad przetwarzania danych osobowych. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek dodatkowe pytania dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt za pośrednictwem adresu e-mail pomoc@ecomail.app lub pocztą na powyższy adres.
Przetwarzamy Państwa dane osobowe z przyczyn określonych w ustawie, w celu wykonania umowy lub na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych nie następuje z żadnego z tych trzech powyższych powodów, poprosimy o Państwa zgodę. Dbamy o to, aby Państwa dane osobowe były przetwarzane zgodnie z następującymi zasadami:
- rozsądne granice, co oznacza, że Państwa dane osobowe używamy w zakresie niezbędnym do realizacji celu, w jakim są dostarczane**;**
- transparentność, czyli informujemy Państwa z góry, jakie dane osobowe przetwarzamy, dlaczego, przez jaki czas i komu Państwa dane osobowe przekazujemy; oraz
- bezpieczeństwo, zawsze pracujemy z technologiami i procedurami wewnętrznymi w taki sposób, aby Państwa dane osobowe były bezpieczne; oczywiste jest, że nasze ustawienia wewnętrzne monitorujemy, oceniamy i aktualizujemy zgodnie z rozwojem nowoczesnych technologii.
Dla kogo przeznaczone są te zasady. O ile nie stwierdzono inaczej, niniejsze zasady ochrony danych osobowych dotyczą osób, które:
- korzystają z Aplikacji Ecomail oraz powiązanych usług;
- odwiedzają prowadzone przez nas strony internetowe;
- dobrowolnie rejestrują się, aby wziąć udział w wydarzeniach online lub offline.
W celu lepszej przejrzystości i orientacji poniżej przedstawiono terminy, które często powtarzają się w tych zasadach.
Aplikacja - to usługa software'owa zawierająca głównie narzędzia do edycji e-maili, ich masowego wysyłania oraz ewaluacji kampanii, dostępna na stronach internetowych https://www.ecomail.cz/ i/lub https://www.ecomail.app/;
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679;
Komunikat handlowy - zazwyczaj wiadomość e-mail lub SMS wysyłana w celu promocji produktów i usług, zarówno od Odbiorcy do Użytkownika, jak i od Ecomail tym, którzy wcześniej wyrazili na to zgodę lub klientom;
Dane osobowe- jakiekolwiek informacje o Użytkowniku, na podstawie których można go bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować;
Dane osobowe Odbiorcy - jakiekolwiek informacje o Odbiorcy, na podstawie których można go bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować; te informacje przetwarzamy dla naszego klienta, będąc procesorem;
Odbiorca - osoba fizyczna, do której odnoszą się Dane osobowe Odbiorcy, najczęściej będzie to klient Użytkownika i jednocześnie subskrybent Komunikatu handlowego;
Umowa - jakakolwiek umowa dotycząca świadczenia usług Ecomail, niezależnie czy są one świadczone bezpośrednio poprzez Aplikację czy w związku z nią;
Użytkownik - osoba fizyczna, do której odnoszą się Dane osobowe, najczęściej będzie to klient lub potencjalny klient, ewentualnie użytkownik naszych stron internetowych, lub uczestnik naszych wydarzeń online lub offline, określany również jako „Pan/Pani”;
Procesor – in. podmiot przetwarzający; wykonuje działania przetwarzania danych osobowych na podstawie umowy lub innego upoważnienia dla administratora (Ecomail);
Przetwarzanie danych osobowych - to jakakolwiek operacja lub zestaw operacji na danych osobowych lub zestawach danych osobowych, przeprowadzanych z lub bez pomocy zautomatyzowanych procedur, takich jak zbieranie, rejestracja, organizacja, strukturyzacja, przechowywanie, adaptacja lub modyfikacja, wyszukiwanie, przeglądanie, używanie, udostępnianie przez przekaz, rozpowszechnianie lub jakiekolwiek inne udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczenie, usuwanie lub niszczenie;
Szczególne kategorie danych osobowych - to takie dane osobowe, które ujawniają rasowe lub etniczne pochodzenie, poglądy polityczne, wyznanie religijne lub przekonania filozoficzne, przynależność do związków zawodowych, stan zdrowia lub informacje o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej osoby fizycznej. Za szczególną kategorię danych uważane są także dane genetyczne i biometryczne, jeśli są przetwarzane w celu unikatowej identyfikacji osoby fizycznej;
Ecomail działa nie tylko jako administrator Danych Osobowych swoich klientów, potencjalnych klientów i użytkowników stron internetowych https://www.ecomail.cz/ lub https://www.ecomail.app/, ale także jako procesor Danych Osobowych Odbiorców Komunikatów Handlowych i innych wiadomości wysyłanych za pośrednictwem Aplikacji.
- KIEDY ECOMAIL JEST ADMINISTRATOREM I JAK MOŻNA SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z NAMI
Ecomail jako administrator. Administratorem danych osobowych jest firma ECOMAIL.CZ, sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Na Zderaze 1275/15, Nowe Miasto, 120 00 Praga 2, KRS: 02762943, zarejestrowana w Sądzie Miejskim w Pradze, sekcja C, arkusz 223183, reprezentowana przez Jakuba Stupkę, dyrektora (dalej również „my” lub „**administrator **”).
Kontakt: pomoc@ecomail.app
Prosimy zauważyć, że te zasady ochrony danych osobowych będą miały zastosowanie do Przetwarzania danych osobowych naszych Użytkowników, a nie Odbiorców. - KIEDY ECOMAIL JEST PROCESOREM I JAK MOŻNA SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z NAMI
Ecomail jako procesor. Ecomail świadczy usługi na podstawie Umowy swoim klientom, którzy mogą wysyłać za pośrednictwem Aplikacji Komunikaty Handlowe lub inne informacje i w ten sposób pozostawać w kontakcie z Odbiorcami. Jeśli przetwarzamy Dane Osobowe Odbiorców, robimy to w imieniu naszych klientów wyłącznie jako procesor, zgodnie z instrukcjami naszych klientów. Jeżeli jesteś Odbiorcą Komunikatów Handlowych od któregoś z naszych klientów, zalecamy zapoznanie się z ich dokumentacją dotyczącą przetwarzania Danych Osobowych Odbiorców. W dokumentacji tej powinieneś znaleźć informacje, jak dany klient zbiera i używa informacji o Tobie (Odbiorcy). Jeżeli nasz klient dostarczył nam Dane Osobowe Odbiorcy i chcesz skorzystać z wszelkich praw, prosimy o kontakt bezpośrednio z odpowiednim klientem. Nasi pracownicy mają ograniczony dostęp do Danych Osobowych Odbiorcy. Jeżeli mimo to chcesz złożyć wniosek dotyczący korzystania z praw związanych z Danymi Osobowymi Odbiorcy bezpośrednio do Ecomail, podaj także nazwę naszego klienta. Twoje zgłoszenie zostanie przekazane temu klientowi w jak najkrótszym czasie. - JAKIE DANE OSOBOWE PRZETWARZAMY
Przetwarzamy o Panstwu następujące Dane Osobowe:
- imię i nazwisko,
- dane kontaktowe (szczególnie adres e-mail, numer telefonu),
- liczba kontaktów e-mailowych w Państwa bazie danych;
- nazwa Państwa strony internetowej lub sklepu internetowego;
- dane do fakturacji i dane bankowe (informacje niezbędne do prowadzenia księgowości i realizacji płatności za świadczone usługi), informacje, które nam przekazują Państwo w trakcie komunikacji z nami (szczególnie będą to Państwa pytania i odpowiedzi na te pytania, komunikacja z Państwem), dane operacyjne głównie wskazujące na wystąpienie błędu w Aplikacji (czas i adres wystąpienia incydentu błędnego);
- nazwa konta użytkownika, login do konta użytkownika i aktywność na koncie użytkownika (szczególnie dane wprowadzone przez użytkownika w aplikacji, czas rejestracji, data ostatniej aktualizacji profilu),
- adres IP,
- pliki cookies.
Nie przetwarzamy Szczególnych kategorii danych osobowych.
- W JAKI SPOSÓB PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE
Ogólnie o czasie Przetwarzania danych osobowych. Państwa dane osobowe przetwarzamy w niezbędnym zakresie przez cały okres obowiązywania Umowy, a następnie jeszcze przez niezbędny czas po jej zakończeniu. Konkretne okresy przetwarzania są określone w punkcie 6 tych Zasad. W tym czasie jesteśmy zobowiązani zakończyć Przetwarzanie danych osobowych; jeżeli ocenimy, że jest niezbędne archiwizować Dane osobowe lub przetwarzać je przez dłuższy okres, szczególnie w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów (np. dochodzenie praw z tytułu wad świadczonych usług Aplikacji w ramach reklamacji lub złożonej skargi, lub dochodzenie innego roszczenia itp.) Prosimy zauważyć, że w niektórych przypadkach okres Przetwarzania danych osobowych może wynosić nawet do 15 lat po spełnieniu Umowy, ze względu na ochronę naszych interesów. - W JAKIM CELU PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE
Rejestracja, tworzenie konta użytkownika. Dostarczacie nam dobrowolnie Dane Osobowe, tworząc konto użytkownika dla Aplikacji i aktualizując je później. Dzięki Waszemu kontu użytkownika możecie korzystać z usług Aplikacji.
Informacje o aktywności w Aplikacji. Możemy otrzymać informacje o tym, jak i kiedy korzystacie z Aplikacji, zapisywać je w plikach logów lub innych rodzajach plików powiązanych z Waszym kontem i łączyć je z innymi informacjami, które zbieramy o Was. Informacje te mogą obejmować na przykład Wasz adres IP, czas, datę, używaną przeglądarkę oraz akcje, które podejmujecie w Aplikacji, a także treści, które do Aplikacji przesyłacie.
Przetwarzanie danych związane z zabezpieczeniem Aplikacji. Odwiedzając nasze strony internetowe lub korzystając z Aplikacji, może dojść do sytuacji, gdy dostęp do określonego adresu będzie nieuprawniony lub wystąpi błąd (incydent).
Strony internetowe. Przetwarzamy także informacje o tym, kiedy odwiedzacie i przeglądacie nasze strony internetowe. Informacje te mogą obejmować na przykład adres IP, datę i godzinę dostępu do naszej strony internetowej, informacje o Waszej przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym lub ustawieniach językowych. Możemy także prześledzić historię Waszej aktywności na stronach internetowych lub w Aplikacji, na przykład jakie linki na naszych stronach internetowych odwiedzacie i które oferowane Usługi są Wam wyświetlane. Informacje o Waszej aktywności w sieci są jednak anonimizowane dla maksymalnej ochrony Waszej prywatności.
Jeśli dostęp do naszych stron internetowych odbywa się z telefonu komórkowego lub podobnego urządzenia, możemy przetwarzać również informacje o Waszym urządzeniu mobilnym (dane o Waszym telefonie komórkowym itp.).
Te dane możemy zbierać jako część logów lub za pomocą plików cookies lub innych technologii śledzenia.
Dane osobowe uzyskane automatycznie lub od partnerów kontraktowych. Możemy przetwarzać Dane Osobowe z publicznie dostępnych źródeł, od naszych partnerów kontraktowych i łączyć je z Danymi Osobowymi, które są nam dobrowolnie dostarczane. Podejmujemy kroki, aby upewnić się, że strony trzecie są uprawnione do dostarczania nam tych informacji zgodnie z prawem. Przykłady to informacje demograficzne, adresy IP i pliki cookies. Ma to na celu poprawę świadczenia naszych usług i promowania naszych usług.
Reklama spersonalizowana. Współpracujemy z podmiotami trzecimi, aby zarządzać i wyświetlać naszą reklamę na stronach internetowych stron trzecich.
Blog. Posiadamy na naszych stronach internetowych publicznie dostępny blog. Zauważcie proszę, że jakiekolwiek informacje, które zamieścicie w komentarzach na naszym blogu, mogą być widoczne dla każdego. Jeżeli Wasze Dane Osobowe pojawią się na naszym blogu i będziecie chcieli je usunąć, proszę skontaktować się z nami poprzez e-mail pomoc@ecomail.app. Jeżeli nie będziemy mogli usunąć Waszych Danych Osobowych z blogu, poinformujemy Was o tym, podając powód.
Konkursy i inne akcje promocyjne. Na naszych stronach internetowych lub przez media społecznościowe możemy przeprowadzać ankiety, organizować konkursy lub inne akcje promocyjne. Wasz udział w naszych akcjach promocyjnych jest dobrowolny. W ramach tych ankiet, konkursów i akcji promocyjnych możemy prosić Was o podanie Danych Osobowych, np. imienia i nazwiska, adresu, daty urodzenia, numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy użytkownika i podobnych danych. Dane Osobowe, które nam dostarczycie, użyjemy do administrowania tymi akcjami promocyjnymi lub w innym celu, jeżeli jest to określone w warunkach konkretnej akcji promocyjnej.
Media społecznościowe. Posiadamy profile na Facebooku, Instagramie, Twitterze i LinkedIn. Wszelkie informacje, komunikaty czy materiały, które są dostarczane za pośrednictwem platform mediów społecznościowych, są dostarczane również zgodnie z zasadami przetwarzania danych osobowych tych platform.
Rejestracja do subskrypcji Komunikatów Handlowych (newsletter). Jeżeli zarejestrujecie się do naszego newslettera, będziemy Wam przesyłać ciekawe informacje związane z działaniem Aplikacji. Jeżeli nie będziecie już chcieli otrzymywać e-maili, kliknijcie link wypisania, który znajduje się w stopce każdego naszego e-maila.
Rejestracja do subskrypcji Ecomail changelog. Każdy odwiedzający nasze strony internetowe lub Użytkownik może się zarejestrować do naszego Ecomail changelog. Będziemy Wam przesyłać regularne podsumowanie poprawek i ulepszeń w Aplikacji. Jeżeli zapiszecie się do Ecomail changelog, nie będziemy Wam przesyłać naszych newsletterów, chyba że jesteście naszym klientem. Jeżeli nie będziecie już chcieli otrzymywać e-maili dotyczących Ecomail changelog, kliknijcie link wypisania, który znajduje się w stopce każdego naszego e-maila.
Komunikaty Handlowe dla naszych klientów (newsletter). Jeżeli zawarliście z nami umowę, w szczególności na podstawie Umowy, mamy prawo przesyłać Wam Komunikaty Handlowe, bazując na naszym uzasadnionym interesie w promowaniu naszych usług i/lub podobnych usług. Jeżeli nie będziecie już chcieli otrzymywać e-maili, kliknijcie link wypisania, który znajduje się w stopce każdego naszego e-maila. Możecie również sprzeciwić się przesyłaniu newsletterów (więcej w części dotyczącej Waszych praw).
Różne typy Komunikatów Handlowych. Czasami możemy Wam przesyłać newslettery zgodnie z Waszymi wcześniej wyrażonymi preferencjami (nowości, changelog, wydarzenia offline, itp.). W przypadku wypisania może dojść do wypisania tylko z jednego typu newslettera. Jeżeli nie chcecie od nas otrzymywać żadnych e-maili, proszę napiszcie na pomoc@ecomail.app, a my usuniemy Wasze dane osobowe ze wszystkich baz danych.
E-maile transakcyjne. To wiadomości, które przesyłamy Użytkownikom w związku z korzystaniem i prawidłowym działaniem Aplikacji. Nie służą one promocji Aplikacji ani powiązanych usług. Na przykład możemy Was informować o tymczasowych lub trwałych zmianach naszych usług, takich jak planowane prace konserwacyjne, nowe funkcje, aktualizacje wersji, wydania, ostrzeżenia przed nadużyciami i zmiany naszych zasad ochrony danych osobowych.
Czasami może się zdarzyć, że taki e-mail otrzymacie również od naszego partnera kontraktowego - typowo może to być platforma, której używamy do administrowania szkoleniami lub webinariami, gdy musimy dostarczyć Wam powiadomienie o rozpoczęciu lub przebiegu takiego wydarzenia.
Komunikacja z działem wsparcia klienta lub inne zapytania. Jeśli kontaktowaliście się z nami mailowo, telefonicznie lub poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, przetwarzamy Wasze Dane Osobowe w celu odpowiedzi na zapytania.
Szkolenia i inne wydarzenia. Organizujemy szkolenia, seminaria, webinaria i warsztaty. Przetwarzamy Wasze Dane Osobowe, które podacie w formularzu zamówienia. Te dane są przetwarzane w celu realizacji umowy, tj. udziału w wydarzeniu. Zauważcie proszę, że z niektórych z tych wydarzeń możemy tworzyć nagrania wideo lub fotografie. Nagranie wideo z wydarzenia może być udostępnione uczestnikom, ale także innym osobom do obejrzenia. Fotografie z tych wydarzeń używamy w celach promocyjnych. Staramy się maksymalnie anonimizować, więc na zdjęciach i nagraniach wideo nie podajemy Waszych imion ani innych danych, chyba że wyrażacie na to zgodę (np. w przypadku referencji). Jeśli nie chcecie być rejestrowani na zdjęciach lub nagraniach wideo, skontaktujcie się z nami przed wydarzeniem pod adresem support@ecomail.cz lub osobiście na miejscu przed rozpoczęciem wydarzenia.
Płatność kartą. Jeśli podacie nam dane karty kredytowej, nie mamy dostępu do pełnych danych. Wiemy tylko, że płacicie kartą, a dane dotyczące karty są przetwarzane przez podmioty, które przetwarzają dla nas płatności. - PODSUMOWANIE POWODÓW I CELÓW PRZETWARZANIA WASZYCH DANYCH OSOBOWYCH
Rozumiemy, że czasami trudno jest Wam przebrnąć przez dużą ilość tekstu, który tłumaczy jak i dlaczego przetwarzamy Wasze Dane Osobowe oraz skąd je pozyskujemy. Dla Waszej wygody podsumowaliśmy wszystko w przejrzystej tabeli.
| Cel przetwarzania | Dane Osobowe | Prawna podstawa przetwarzania | Okres przetwarzania | Procesorzy danych |
|---|---|---|---|---|
| Świadczenie usług Aplikacji | imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, dane do faktury, informacje podane przez użytkownika | Realizacja umowy | Przez okres trwania stosunku umownego z klientem | Sparkpost, Inc., 9160 Guilford Rd, Columbia, MD 21046, Stany Zjednoczone, IČO: T00399497; Amazon.com Inc, 410 Terry Avenue North Seattle, WA 98109, Stany Zjednoczone, IČO: 2620453; Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, IČO: 368047; SendGrid, obsługiwany przez Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, Stany Zjednoczone, IČO: C3152782 |
| Prowadzenie księgowości | dane do faktury, dane bankowe | Realizacja obowiązków prawnych i umowy | Dokumenty podatkowe przez 15 lat | ABRA Software a.s., Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praga 5, IČO: 25097563; Flexibee, obsługiwany przez ABRA Flexi s.r.o., Lochotínská 18, 301 00 Pilzno, IČO: 28019920; Braintree, obsługiwany przez PayPal Inc., 2211 North First Street C/O, San Jose, CA 95131, Stany Zjednoczone, IČO: C2171783; Freelo Bay s.r.o., Jahnova 8, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, IČO: 7446144; Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, IČO: 368047 |
| Załatwienie reklamacji lub skargi | imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, dane o zawartej umowie, niezbędne dane o płatnościach | Realizacja obowiązków prawnych i umowy | Przez okres trwania stosunku umownego z klientem oraz dodatkowo przez 4 lata od jego zakończenia | Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, IČO: 368047; Freelo Bay s.r.o., Jahnova 8, Zelené Předměstí, 530 02 Pardubice, IČO: 7446144; ABRA Software a.s., Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praga 5, IČO: 25097563; Flexibee, obsługiwany przez ABRA Flexi s.r.o., Lochotínská 18, 301 00 Pilzno, IČO: 28019920 |
| Odpowiedź na wiadomość wysłaną przez formularz kontaktowy lub e-mail | imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu | Zgoda na przetwarzanie w celu odpowiedzi na zapytanie | Po rozpatrzeniu Twojego zapytania, Dane Osobowe zostaną usunięte najpóźniej po upływie 12 miesięcy, chyba że zostaniesz naszym klientem | Intercom, Inc., 55 2nd Street, 4th Fl., San Francisco, CA 94105, Stany Zjednoczone, IČO: C3484487 |
| Organizacja szkolenia, warsztatu lub innego wydarzenia online | imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa konta użytkownika, preferencje uczestnika | Realizacja umowy | Przez okres trwania stosunku umownego z nami oraz dodatkowo przez 4 lata od jego zakończenia | Demio Inc., 340 W. Ross Ave., Tampa, FL 33602, Stany Zjednoczone, IČO: P20000082422; Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, Stany Zjednoczone, IČO: C3404423; Amazon.com Inc, 410 Terry Avenue North Seattle, WA 98109, Stany Zjednoczone, IČO: 2620453 |
| Administracja szkoleniem, warsztatem lub innym wydarzeniem offline | Imię, nazwisko, e-mail, numer telefonu, dane do faktury, preferencje uczestnika | Wykonanie umowy | Przez czas trwania relacji umownej z nami oraz przez kolejne 4 lata po zakończeniu tej relacji | Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, NIP: 368047; ABRA Software a.s., Jeremiášova 1422/7b, Stodůlky, 155 00 Praga 5, NIP: 25097563 |
| Analiza ruchu na stronie | Adres IP | Uzasadnione zainteresowanie w promowaniu usług | Przez niezbędny czas potrzebny do przetworzenia oferty | Imper CZ s.r.o., Nádražní 762/32, Smíchov, 150 00 Praga 5, NIP: 28547888 |
| Bezpośredni marketing (szczególnie wysyłanie newsletterów do naszych klientów) | Dane kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail), Dane o zachowaniu w Aplikacji | Uzasadniony interes w promowaniu podobnych usług lub zgoda na otrzymywanie komunikatów handlowych | 3 lata od ostatniego logowania do konta użytkownika, chyba że wcześniej zrezygnujesz z subskrypcji | ECOMAIL.CZ, s.r.o., Na Zderaze 1275/15, Nové Město, 120 00 Praga 2, NIP: 2762943 |
| Standardowa analiza ruchu na stronie i Aplikacji, zabezpieczenie naszej strony internetowej, wykrywanie błędów serwera i prewencja przed oszustwami i atakami na serwer | Pseudonimizowane identyfikatory zarejestrowanych użytkowników, Adres IP | Uzasadnione zainteresowanie | Okres przechowywania zależy od rodzaju plików cookie, zazwyczaj nie dłużej niż 1 rok | Google Analytics, prowadzone przez Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, NIP: 368047 |
| Marketing i promocja naszych usług | Imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu potencjalnych klientów, adresy IP i inne techniczne identyfikatory | Zgoda na przetwarzanie plików cookie | Przez czas trwania zgody; czas przechowywania plików cookie może się różnić w zależności od rodzaju plików cookie | Cookiebot, prowadzony przez Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhaga, Dania, reg.no: DK34624607 |
| Ochrona naszych praw i mienia (lub ochrona praw i mienia osób trzecich) | Imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu klienta, adres i dane na temat świadczonych usług | Uzasadnione zainteresowanie | Przez 4 lata od zakończenia naszej relacji umownej | Legitas kancelaria adwokacka s.r.o., Na Zderaze 1275/15, Nové Město, 120 00 Praga 2, NIP: 8870641 |
| Przetwarzanie i ocena konkursu, ogłoszenie i opublikowanie zwycięzcy na naszych stronach internetowych i w mediach społecznościowych | Imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail lub inne dane, które mogą być sprecyzowane w warunkach konkursu | Zgoda, uzasadniony interes (jeśli określają to warunki konkursu) | 2 lata od zakończenia konkursu, chyba że wcześniej wycofasz zgodę | Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, D02 X525, Irlandia, NIP: 462932; Instagram, prowadzony przez Facebook Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, D02 X525, Irlandia, NIP: 462932; Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, NIP: 368047 |
| Opublikowanie recenzji klienta lub Twojego pytania lub komentarza na temat naszych usług | Imię, nazwisko, adres e-mail | Zgoda | Przez czas publikacji wpisu, do którego odnosi się Twój komentarz, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie Twojego komentarza | Wordpress, prowadzony przez Automattic Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, Stany Zjednoczone, NIP: C2804985; Google Forms, prowadzone przez Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, NIP: 368047 |
- KONTROLA TREŚCI WYSYŁANYCH E-MAILI DO ODBIORCÓW
Jeżeli Użytkownik wyśle e-mail do Odbiorcy, wiadomość ta podróżuje przez sieć internetową i administrator serwera
może przeczytać jej zawartość. Dlatego prosimy mieć na uwadze, że e-mail nie jest przeznaczony do przesyłania
poufnych informacji. Większość e-maili trafia do skrzynki „odebrane” i nie jest w żaden sposób szyfrowana. Nie
korzystaj z usług naszej Aplikacji do wysyłania informacji poufnych.
Czasami sprawdzamy treść kampanii e-mailowych naszych Użytkowników, aby upewnić się, że są one zgodne z naszymi warunkami korzystania z Aplikacji oraz przepisami prawa. Nasi pracownicy mogą losowo sprawdzać indywidualne kampanie e-mailowe w tym celu. Ustanowiony mechanizm kontroli jest korzystny dla wszystkich naszych Użytkowników, którzy przestrzegają naszych warunków korzystania z Aplikacji, ponieważ pomaga to zmniejszyć ilość niechcianej poczty (spam) wysyłanej za pośrednictwem naszych serwerów i pomaga nam utrzymać wysoki wskaźnik dostarczalności Twoich kampanii e-mailowych (niski współczynnik spamu) oraz dla tych, którzy przestrzegają obowiązujących przepisów prawa. - NASZE OBOWIĄZKI ZE WZGLĘDEM NA RACHUNKOWOŚĆ I PODATKI
Prosimy zwrócić uwagę, że przetwarzamy wiele danych osobowych z powodów wynikających z naszych obowiązków prawnych. Na mocy § 31 ustawy o rachunkowości (nr 593/1991 Sb.) mamy obowiązek archiwizować dokumenty rachunkowe i zapisy rachunkowe (faktury) przez okres 5 lat, poczynając od końca okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą. Ponadto, zgodnie z § 47 ustawy o administracji podatkowej i opłatach (nr 337/1992 Sb.), jesteśmy zobowiązani przechowywać faktury przez okres 3 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy związany z fakturą. Faktura zawiera następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, adres do fakturowania, lub inną identyfikację Użytkownika oraz zapis usług świadczonych przez nas w ramach Aplikacji.
Prosimy także zwrócić uwagę, że zgodnie z § 35 ustawy o podatku od wartości dodanej (nr 235/2004 Sb.), mamy obowiązek przechowywać dokumenty podatkowe przez okres 10 lat od końca roku podatkowego, w którym miało miejsce świadczenie. Dokument podatkowy zawiera następujące dane osobowe: imię, nazwisko, adres e-mail, adres do fakturowania, lub inną identyfikację Użytkownika oraz zapis usług świadczonych przez nas w ramach Aplikacji. - **JAKIE ŚRODKI ZASTOSOWALIŚMY W CELU OCHRONY TWOICH DANYCH OSOBOWYCH **
Środki techniczne i bezpieczeństwa. Biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo ryzyka oraz stosunek między kosztem możliwych środków a technicznymi możliwościami, wprowadziliśmy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa – we wszystkich obszarach, w których następuje Przetwarzanie danych osobowych (w szczególności eksploatacja witryny internetowej, eksploatacja Aplikacji, agenda pracownicza, komunikacja z klientami). Używamy bezpiecznego systemu informatycznego, który zapewnia ochronę danych osobowych zgodnie z aktualnym stanem techniki, kosztami, charakterem, zakresem i celami przetwarzania. Środki organizacyjne. Wszyscy pracownicy, którzy mają dostęp do danych osobowych, są zobowiązani do zachowania poufności i muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa. Dostępy do wszystkich systemów, w tym systemu informatycznego, są spersonalizowane i chronione hasłami, które są generowane różnymi metodami. System informatyczny rejestruje logi, dzięki czemu możemy kontrolować dostęp poszczególnych pracowników do poszczególnych baz danych. Pracownicy są regularnie szkoleni. - KIEDY PRZEKAZUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE STRONOM TRZECIM
Twoje dane osobowe mogą być przekazane naszym partnerom biznesowym (Przetwarzającym) lub innym stronom trzecim, jeżeli jest to wymagane przez prawo.
Przetwarzający. Korzystamy wyłącznie ze sprawdzonych Przetwórców, z którymi mamy zawarte pisemne umowy, a którzy oferują nam co najmniej takie same gwarancje, jakie my oferujemy Wam. Dotyczy to tylko Przetwórców z Unii Europejskiej lub tych, z którymi mamy zawarte standardowe klauzule umowne zgodnie z art. 46 RODO, którzy zapewniają Twoim Danym Osobowym porównywalny poziom ochrony, jak w przypadku stosowania RODO i czeskich przepisów prawnych. Wszyscy nasi Przetwórcy są zobowiązani do zachowania poufności i nie mogą wykorzystywać przekazanych Danych Osobowych w żadnym innym celu, niż te, do których udostępniliśmy je zgodnie z tymi zasadami. Konkretnych Przetwórców wskazaliśmy przy każdym indywidualnym powodzie i celu Przetwarzania Danych Osobowych.
Google API. Jeśli podczas korzystania z Usługi Ecomail dojdzie do transferu informacji i Danych Osobowych z interfejsu Google API do jakiejkolwiek innej aplikacji, korzystanie z tej usługi będzie regulowane Zasadami Usługi Google API, w tym wymaganiami dotyczącymi ograniczenia korzystania z tej usługi.
Obowiązki prawne. Możemy przekazywać Dane Osobowe poza Przetwórców stronie trzeciej, jeśli wymaga tego prawo lub w reakcji na legalne żądania organów publicznych, lub na życzenie sądu w sporach sądowych. - JAKIE MACIE PRAWA
Mają Państwo prawo wnioskować o dostęp do danych osobowych oraz prosić o ich poprawę, zmianę, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania w przypadku, gdy są one nieprecyzyjne lub zostały przetworzone niezgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Mają Państwo także prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie, a także prawo, by nie podlegać zautomatyzowanemu indywidualnemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
Swoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych można realizować, wysyłając wiadomość na adres e-mail: pomoc@ecomail.app, osobiście lub pocztą na adres administratora danych. Dążymy do tego, aby jak najszybciej odpowiadać na Państwa żądania, najpóźniej jednak w ciągu 1 tygodnia. Niemniej jednak mogą wystąpić okoliczności, w których dostępu nie możemy zapewnić (na przykład, gdy żądane informacje naruszałyby prywatność innych osób lub inne uprawnione prawa, lub gdy koszty zapewnienia dostępu byłyby nieproporcjonalne do ryzyka naruszenia prywatności jednostki w danym przypadku). Możemy podjąć odpowiednie kroki, aby zweryfikować tożsamość użytkownika przed podjęciem jakichkolwiek działań dotyczących praw podmiotu danych.
Prawo dostępu do danych osobowych
Zgodnie z art. 15 RODO mają Państwo prawo dostępu do danych osobowych, które obejmuje prawo do uzyskania od administratora: potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe; informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, odbiorcach, którym dane osobowe zostały lub będą udostępnione, planowanym okresie przechowywania danych, o istnieniu prawa żądania od administratora sprostowania lub usunięcia danych osobowych dotyczących użytkownika lub ograniczenia ich przetwarzania, oraz prawa wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, o wszelkich dostępnych informacjach o źródle danych osobowych, jeśli nie zostały one uzyskane od użytkowników, oraz o fakcie przeprowadzania zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, oraz o odpowiednich gwarancjach w przypadku przekazywania danych poza Unię Europejską. W przypadku, gdy nie narusza to praw i wolności innych osób, mają Państwo także prawo otrzymać kopię danych osobowych. W przypadku powtórnego wniosku, administrator może pobrać opłatę za dostarczenie kopii danych osobowych.
Prawo do poprawy nieprecyzyjnych danych
Zgodnie z art. 16 RODO mają Państwo prawo do poprawy nieprecyzyjnych danych osobowych. Mają Państwo również obowiązek informowania o zmianach swoich danych osobowych (na przykład w rejestrze profilu użytkownika). Również są Państwo zobowiązani do współpracy, jeżeli stwierdzimy, że przetwarzane przez nas dane osobowe są nieaktualne. Poprawki dokonamy bez zbędnej zwłoki, zawsze jednak z uwzględnieniem możliwości technicznych.
Prawo do usunięcia
Zgodnie z art. 17 RODO mają Państwo prawo do usunięcia danych osobowych, które dotyczą Państwa, o ile nie wykażemy uzasadnionych powodów do przetwarzania tych danych. Mamy ustawione mechanizmy zapewniające automatyczne anonimizowanie lub usuwanie danych osobowych, gdy nie są już potrzebne do celów, w jakich były przetwarzane.
Prawo do ograniczenia przetwarzania
Zgodnie z art. 18 RODO mają Państwo prawo do ograniczenia przetwarzania do czasu rozstrzygnięcia sprawy, jeśli zakwestionują Państwo dokładność danych osobowych, powody ich przetwarzania, lub jeśli zgłoszą Państwo sprzeciw wobec ich przetwarzania.
Prawo do powiadomienia o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania
Zgodnie z art. 19 RODO mają Państwo prawo do powiadomienia w przypadku sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Jeśli nastąpi sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, poinformujemy o tym poszczególnych odbiorców, z wyjątkiem sytuacji, gdy okaże się to niemożliwe lub będzie wiązać się z nadmiernym wysiłkiem.
Prawo do przenoszenia danych osobowych
Zgodnie z art. 20 RODO mają Państwo prawo do przenoszenia danych dotyczących Państwa, które dostarczyliście administratorowi, w strukturyzowanym, powszechnie używanym i maszynowo odczytywalnym formacie, oraz prawo wniesienia żądania przekazania tych danych innemu administratorowi. Jeśli w związku z naszymi zobowiązaniami umownymi lub na podstawie zgody przekazują Państwo dane osobowe, a ich przetwarzanie jest zautomatyzowane, mają Państwo prawo otrzymać te dane w strukturyzowanym, powszechnie używanym i maszynowo odczytywalnym formacie. Jeśli będzie to technicznie wykonalne, dane mogą zostać także przekazane innemu administratorowi wyznaczonemu przez Państwa, pod warunkiem właściwej identyfikacji osoby działającej w imieniu odpowiedniego administratora oraz możliwości jej uwierzytelnienia. W przypadku, gdy realizacja tego prawa mogłaby negatywnie wpłynąć na prawa i wolności osób trzecich, Państwa żądanie nie może zostać uwzględnione.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 21 RODO mają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych z powodu uzasadnionego interesu. Jeśli nie udowodnimy, że istnieje ważny, uzasadniony powód do przetwarzania, który przeważa nad Państwa interesami lub prawami i wolnościami, przetwarzanie zostanie zakończone bez zbędnej zwłoki w przypadku wniesienia sprzeciwu. Jeśli sprzeciw zostanie wniesiony w przypadku przetwarzania związanego z marketingiem bezpośrednim, przetwarzanie zostanie natychmiast zakończone.
Prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych
Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i handlowych można w każdej chwili odwołać. Odwołanie musi być dokonane wyraźnie, zrozumiale i musi stanowić konkretny przejaw woli. Można także zapobiec przetwarzaniu danych z plików cookie, zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej.
Automatyczne indywidualne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
Mają Państwo prawo nie podlegać decyzji, która jest oparta wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywołuje skutki prawne względem Państwa lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływa. Chcielibyśmy jednak zaznaczyć, że nie podejmujemy decyzji zautomatyzowanych bez udziału ludzkiego, które miałyby skutki prawne dla Użytkowników. - ZAKOŃCZENIE
Niniejsze Zasady Przetwarzania Danych Osobowych mogą być zmienione wyłącznie w formie pisemnej. Użytkownicy zostaną o tym poinformowani za pośrednictwem naszej strony internetowej lub w Aplikacji.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszych Zasad Przetwarzania Danych Osobowych, prosimy o kontakt pod adresem e-mail: pomoc@ecomail.app.
Jeżeli będą Państwo niezadowoleni, mogą w każdym momencie zgłosić wniosek lub skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą przy Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praga 7 – Holešovice (więcej informacji na stronie: https://www.uoou.cz/).
Niniejsze zasady ochrony danych osobowych obowiązują od dnia 15 kwietnia 2021 r.